プロジェクト管理手法：進捗管理におけるいくつかの重要なステップ

プロジェクトの進捗管理をうまく行うにはどうすればよいでしょうか？実は、その鍵は細部への配慮にあります。

プロジェクトを効率的に計画するには、客観的な法則に従い、限られた資源の条件下で進めるとともに、システム工学の視点、理論、手法を活用し、その後、組織体制を構築し、指揮を執り、管理を行い、調整を図り、最終的にプロジェクト立ち上げ時に定められた目標を達成すること、これこそがプロジェクト管理である。

もし3要素から4要素へと変わり、さらに5要素、さらには6要素へと発展していけば、プロジェクト管理がカバーする要素の数は変化することになる。当初の3要素は、品質、工期、コストであり、 その後、6要素は順に品質、進捗、コスト、範囲、組織、そして顧客満足度となり、プロジェクト管理の要素が数多くあることがわかる。

「三要素」であれ「六要素」であれ、プロジェクトの進捗管理は、その中において極めて重要な部分であり、中心的な役割を担う要素であり、非常に重要な要素の一つである。

プロジェクトの進捗をきめ細かく管理するにはどうすればよいでしょうか。実際には、細部への配慮が鍵となります。以下に、進捗管理におけるいくつかの重要な手順を示します。

1. プロジェクトのスケジュールを作成し、担当分担を決定する

このステップは一見簡単そうに見えますが、プロジェクト全体が正常に完了できるかどうかに直接関係しています。したがって、プロジェクト計画の段階では、プロジェクトの進捗計画をしっかりと策定するために十分な時間を割く必要があります。プロジェクトタスクを分解する際は、できるだけ詳細に設定し、役割分担が具体的な担当者に確実に割り当てられるようにするとともに、期限を明確に定めることが重要です。

プロジェクトの進捗表は、Excelや一部のオンラインツールを利用して作成でき、いつでも進捗状況を更新でき、プロジェクトチームのメンバーに公開されます。

2. 業務プロセスの最適化と業務基準の策定

プロジェクトチームメンバー間の業務フローについて、メールやExcelを用いて連絡を取り合うのか、それともプロジェクト管理ツールを活用するのかは、プロジェクトキックオフミーティングで明確にしておく必要があります。例えば、製品開発系のプロジェクトの場合、業務フローを【要件収集】、 続いて【要件レビュー】、その次は【進捗管理】、さらに【不具合管理】、そして最後に【レビュー・振り返り】というように区分することができ、各プロセスは1人または複数のメンバーが担当し、タスクの状態が変更されて初めて次のプロセスに進むことになります。

3. プロジェクトの節点／マイルストーンの定期的な確認

ほとんどの場合、私たちは複数のプロジェクトを同時に担当したり、その他にも多くの日常業務を抱えたりしています。プロジェクトが順調に進むようにするためには、プロジェクトのマイルストーンや節目を頻繁に確認し、プロジェクトに潜むリスクを早期に察知する必要があります。例えば、公式サイトのリニューアルプロジェクトにおいて、タスクがUIデザインの段階に割り当てられているにもかかわらず、デザインチームがいつまでも完了しない場合、私たちは速やかに担当者と連絡を取り合う必要があります。

プロジェクト内で、些細な業務があり、それを忘れてしまうのではないかと心配な場合は、繰り返しタスクを作成することをお勧めします。例えば、「毎日、公式サイトのリニューアルプロジェクトを確認する」といったタスクを設定すれば、そのタスクが繰り返し担当者にリマインダーとして通知されるようになります。

4. プロジェクトメンバー間のコミュニケーション

プロジェクトの実施過程におけるコミュニケーションもまた極めて重要かつ不可欠であり、プロジェクトの進捗に関する情報が透明かつ対称的な状態であることを保証するために役立ちます。もしAチームがすでに何らかの作業を完了しており、その作業に関連してBチームが別の対応を行う必要がある場合、コミュニケーションが取られていなければ、Bチームはその状況を全く把握できず、その結果、プロジェクトの進捗が遅延することになります。

通常、プロジェクトチームは定期的に進捗会議を開催し、プロジェクトメンバーと進捗状況を共有するとともに、各タスクの期限を再確認します。しかし、プロジェクトチームがプロジェクト管理ツールを活用して連携やコミュニケーションを図り、情報が比較的公開・透明化されている場合は、進捗会議を過度に頻繁に行う必要はありません。もちろん、主要なステークホルダーとのコミュニケーションは依然として不可欠であり、定期的にプロジェクトの進捗状況を確認することが重要です。

5. プロジェクトチームのモチベーション向上

冷徹な管理制度だけに頼っても、プロジェクトメンバーの業務への情熱を高めるという点では、あまり効果がない。プロジェクト責任者は、メンバー一人ひとりを信頼し、メンバーの業務状況を常に把握するとともに、タスク遂行の過程に適切な楽しみを取り入れるべきである。また、成果が出たら速やかに称賛し、それによってメンバーの意欲や自己達成動機を育む必要がある。チーム全体がやる気に満ちていれば、プロジェクトの完了も自然と実現するだろう。